(趣旨)

第1条　この規程は、津南町における文書の処理及び作成について必要な事項を定めるものとする。

(文書の処理及び作成の原則)

第2条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に、その処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(総務課長の職責)

第3条　総務課長は、文書事務が適正かつ円滑に運用されるよう必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。

(課長の職責)

第4条　課長は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、事務処理の促進に努めなければならない。

(文書主任)

第5条　課に文書主任を置く。

(収受及び配布手続)

第6条　本町に到達した文書及び物品(普通小包及び書留小包等をいう。以下同じ。)は、総務課で収受し、次の各号により処理するものとする。

(収受すべきでない文書)

第7条　到達した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金等の不足又は未納の文書)

第8条　郵便料金等の不足又は未納の文書若しくは物品が到達したときは、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(各課における収受及び配布手続)

第9条　課に配布された文書及び物品は、文書主任が収受し、次の各号により処理しなければならない。

(総務課への回付)

第10条　正規の手続を経ない文書を収受したときは、直ちに総務課に回付し、第6条の規定による手続を受けなければならない。

(文書整理簿)

第11条　文書整理簿は、各課ごとに分冊し、各課文書主任において管轄することとし、文書の収受については黒字、発送については赤字をもって記載しなければならない。

(庁中往復文書の取扱い)

第12条　庁中に限り往復する文書については、主務課において必要に応じ文書処理簿を設けて処理するものとする。

(配布文書の処理)

第13条　課長は、文書の閲覧をしたときは、処理の方針をさだめ、速やかに処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な事案に係るものについては、課長においてあらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理をさせるものとする。

(起案の要領)

第14条　事案の処理は、起案用紙にその処分案及び起案の年月日を記載して行わなければならない。

(起案に当たっての注意)

第15条　起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議)

第16条　起案書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第17条　起案の内容が他の課に関係を有する場合は、当該起案書を関係を有する課に合議しなければならない。

(回議及び合議の促進)

第18条　回議及び合議の際、起案書に認印する者の範囲は、起案の意思決定に必要な最小限にとどめ、回議及び合議の促進を図るようにしなければならない。

(文書主任の審査)

第19条　起案書は、文書主任の審査を受けなければならない。

(総務課長への合議)

第20条　起案書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。

(起案内容の訂正)

第21条　起案書の記載事項のうち用字、用語、文体等の表記上の訂正を除き、起案の内容を訂正した場合は、訂正した者がその訂正箇所に認印しなければならない。

(決裁年月日の記入)

第22条　決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁責任者において、所定の欄に決裁年月日を記入しておかなければならない。

(未完結文書の整理及び促進)

第23条　文書は未完結のものと完結したものとを区別して整理しておかなければならない。

(文書の施行)

第24条　原議は、特に指示ある場合を除き、直ちに浄書、発送しなければならない。

(文書の浄書)

第25条　文書の浄書は、次の各号に掲げる区分により、総務課又は主務課において浄書用紙等により実施しなければならない。

(公印及び契印)

第26条　施行する文書には公印を押印し、施行の確認をするため起案書と契印しなければならない。ただし、印刷又は謄写に付した同文の文書、又は軽易なものについては、公印及び契印を省略することができる。

(文書等の発送)

第27条　文書及び物品を発送しようとするときは、主務課で包装を施し、親展、速達、書留、小包等その区別を明らかにして、総務課に回付しなければならない。なお、当日発送を必要とする場合は、退庁時間2時間前までに総務課に回付しなければならないものとする。

(文書整理簿の整理)

第28条　文書を発送しようとするときは、当該事案が文書整理簿の登載を省略されているものを除き、起案者において、文書整理簿の処理経過欄に発送月日等を記入し、処理経過等を明らかにしておかなければならない。

(文書の種類)

第29条　町において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(文書の書き方)

第30条　文書は、次に掲げるものを除き左書きとする。

(文書の番号)

第31条　文書には、条例、規則、告示及び訓令にあってはそれぞれの法令番号簿による法令番号を、指令、達及び往復文書にあっては、文書整理簿による文書番号を付さなければならない。

(文書の記号)

第32条　前条に規定する文書番号には、往復文書には主務課の2字を、指令及び達にあっては「津南町指令」又は「津南町達」及び主務課の2字を冠して記号とし、その2字は別表のとおりとする。

(秘番号及び内番号)

第33条　往復文のうち秘密に属する文書は、文書記号の次に「秘」を加えなければならない。

(文書の発信者名)

第34条　文書の発信者名は、原則として町長名を用いなければならない。ただし、軽易な事項については、そのあて先により町名を用いることができる。

(文書の書式及び用例)

第35条　文書の書式、用例及び帳票類の作成方法は、別に定める。

(表記の基準)

第36条　文書の用字、用語、文体等は、次の各号に掲げる表記の基準によるものとする。

(文書整理等の原則)

第37条　文書は、分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(文書の分類)

第38条　処理完結した文書は、次の分類により整理及び保存しなければならない。

(保存年限)

第39条　前条の類別保存期間は、次のとおりとする。

(各課における整理、保管)

第40条　完結文書は各課において1事案ごとに取りまとめ、分類ごとに処理完結の順に整理保管するものとする。

(書庫における注意事項)

第41条　総務課長及び各課文書主任は、書庫内の文書の虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。